Kada haos postane proces, promena deluje kao problem

Postoji zanimljiv trenutak kroz koji prođe skoro svaka firma koja počne da razmišlja o digitalizaciji dokumenata.
Prvo se pojavi problem.
Dokumenata je sve više.
Procesi traju duže nego ranije.
Ljudi troše vreme proveravajući gde je šta stalo i ko treba sledeći da reaguje.
I tada neko prvi put pomene DMS.

A odmah zatim obično stigne i ista reakcija:
„Samo nam još fali komplikovan sistem.“
I teško je ne razumeti taj strah.

Većina firmi je već prošla kroz implementaciju nekog alata koji je obećavao jednostavniji rad, a na kraju doneo više koraka, više obuke i još više pitanja nego ranije.
Zato kompanije često mnogo duže trpe haos u dokumentaciji nego što bi trebalo.
Lakše je nastaviti sa folderima, mejlovima i ručnim proveravanjima nego ponovo prolaziti kroz komplikovanu promenu.
Ali problem je što dokumenti vremenom ne ostaju isti.
Firma raste.
Timovi postaju veći.
Dokument prolazi kroz više ljudi nego ranije.
I ono što je nekada funkcionisalo sasvim normalno počinje polako da usporava posao.
Ne kroz jedan veliki problem.
Nego kroz desetine malih situacija koje se ponavljaju svakog dana.
Dokument čeka pregled.
Faktura stoji jer nije jasno ko treba sledeći da je odobri.
Neko proverava da li je poslata poslednja verzija.
I vremenom taj mali haos postane deo svakodnevice.

Zato dobar DMS ne treba da promeni način na koji ljudi rade.
Njegov posao je da organizuje procese koji već postoje.
Upravo sa tom idejom napravljen je DocDot.
Dokumenti ostaju deo svakodnevnog rada kao i ranije, ali sada postoji jasan pregled kroz ceo proces.

Sistem pokazuje gde se dokument nalazi, ko ga obrađuje i šta je sledeći korak.
Bez dodatnog komplikovanja posla.
I tada se obično desi zanimljiva stvar.
Ljudi vrlo brzo prestanu da razmišljaju o samom sistemu.
Jer više nema potrebe za stalnim proveravanjem, podsećanjem i traženjem po folderima i mejlovima.
Posao jednostavno počne da teče mirnije.
I firme tada shvate nešto što na početku nisu očekivale:
Najveći problem nikada nije bila implementacija DMS-a.
Problem je bio haos koji je postojao pre njega.