Dokumenti ne bi trebalo da putuju kao izgubljen prtljag

Ako ste ikada čekali kofer na aerodromu, znate taj osećaj.
Stojite pored trake i gledate kako prolaze tuđi koferi. Crni, sivi, veliki, mali. Vašeg nema.
Znate da je krenuo sa vama. Znate da negde postoji. Samo nemate pojma gde je.
I najgori deo nije samo čekanje. Najgori deo je to što niko ne može odmah da vam kaže gde je i kada će stići.
Zvuči poznato?

Zanimljivo je koliko firmi svakodnevno ima sličan odnos prema dokumentima. Ne zato što dokumenti zaista nestaju, već zato što prolaze kroz firmu bez jasnog pregleda. Faktura je poslata na odobrenje, ugovor je kod nekoga na pregledu, neka ponuda je vraćena na doradu, ali kada neko postavi jednostavno pitanjegde je to trenutno?Odgovor često nije tako jednostavan.

Tada počinje ono što svi dobro poznaju. Proveravaju se mejlovi, zove se kolega, pokušavate da se setite ko je poslednji radio na dokumentu i da li je možda već prosleđen dalje. Problem je što takve situacije u mnogim firmama deluju potpuno normalno, jer se posao ipak nekako završi. Međutim, kada se to ponavlja svakog dana, kroz različite timove i različite procese, postaje jasno da dokument nije problem sam po sebi. Problem je nedostatak sistema koji prati njegov tok.

Tu se često pravi pogrešna pretpostavka da je DMS samo digitalna arhiva, mesto gde će dokument biti sačuvan i gde će ga neko kasnije pronaći. Ali stvarna vrednost sistema za upravljanje dokumentima je mnogo veća od toga. DMS uvodi red u ceo životni ciklus dokumenta, od trenutka kada stigne u firmu, preko pregleda, odobravanja i obrade, pa sve do arhiviranja.

To znači da dokument više nije fajl koji „putuje“ od osobe do osobe, već deo jasno definisanog procesa. U svakom trenutku postoji pregled nad tim gde se dokument nalazi, ko ga trenutno obrađuje, šta je sledeći korak i da li je negde došlo do zastoja.

Upravo tu DocDot pravi razliku. Umesto da zaposleni troše vreme proveravajući statuse, podsećajući jedni druge ili ručno prosleđujući dokumente, sistem preuzima organizaciju procesa. Dokument dobija svoj tok, pravila i status, a tim dobija jasan pregled nad svim aktivnostima.

Kada se tome dodaju funkcionalnosti kao što su automatizovani workflow procesi, notifikacije, OCR pretraga kroz sadržaj dokumenata i integracija sa sistemima koje firma već koristi, poput ERP-a, SEF-a ili mejla, dokumentacija prestaje da bude operativni teret i postaje deo uređenog poslovnog procesa.

Najveća promena zapravo nije u tehnologiji, već u svakodnevnom radu ljudi. Manje vremena odlazi na proveravanje, manje procesa stoji bez razloga, a mnogo manje stvari zavisi od toga da li se neko setio da pošalje poruku ili prosledi dokument.
Jer dokumenti zaista ne bi trebalo da putuju kao izgubljen prtljag.
Trebalo bi da budu deo procesa koji firma u svakom trenutku kontroliše.