SEF prima fakture. Ali ko vodi njihov put kroz firmu?

Jedna firma bila je uverena da je rešila veliki deo problema sa ulaznim fakturama onog trenutka kada je prešla na SEF. I delovalo je da zaista jeste.

Fakture više nisu stizale na različite mejl adrese, nije bilo ručnog skeniranja dokumenata, prepisivanja podataka niti večitih poruka tipa „pošalji mi ponovo PDF“. Sve je bilo uredno evidentirano u sistemu, centralizovano i dostupno kada zatreba.

Međutim, vrlo brzo se pokazalo da prijem fakture zapravo nije bio najveći izazov. Pravi problem počinjao je odmah nakon toga.

Jednog jutra tim finansija primetio je novu fakturu u SEF-u. Na prvi pogled, sve je bilo kako treba. Dobavljač, datum, iznos bez nelogičnosti i bez nedostajućih podataka. Ostalo je samo da se potvrdi da je usluga zaista izvršena i da dokument dobije finalno odobrenje za plaćanje.

Na papiru, to nije delovalo kao komplikovan proces.

Faktura je prosleđena kolegi iz nabavke, koji je brzo odgovorio da je sa njegove strane sve u redu i da dokument samo treba da prođe kroz završno odobrenje direktora. Problem je bio u tome što direktor tog dana nije bio dostupan, jer su ga sastanci razvukli od jutra do kraja radnog vremena.

Sledećeg dana finansije su ponovo proverile status.

Faktura je i dalje stajala.

U tom trenutku počinje scenario poznat gotovo svakom finansijskom timu. Neko pita da li je dokument već odobren. Nabavka misli da jeste ili da je makar prosleđen dalje. Direktor nije siguran da li je dokument uopšte stigao do njega. Finansije ne žele da puste plaćanje bez jasne potvrde.

I tu postaje očigledna jedna važna stvar.

Faktura nije izgubljena.

SEF je uradio ono za šta je namenjen. Dokument je primljen, evidentiran i vidljiv u sistemu. Problem nije bio u prijemu dokumenta, već u procesu koji je trebalo da ga provede od prijema do konačnog odobrenja.

Taj deo i dalje je zavisio od mejlova, poruka, usmenih potvrda i pitanja koja kruže kancelarijom.

Posle nekoliko sličnih situacija, postalo je jasno ono što danas prepoznaje sve više kompanija: SEF rešava digitalni prijem faktura, ali ne upravlja internim tokom obrade.

A upravo se tu gubi najviše vremena.

Ko treba prvi da pregleda dokument? Da li je roba ili usluga zaista isporučena? Ko daje konačno odobrenje? I možda najvažnije, gde se dokument trenutno nalazi?

Kada ne postoji jasno definisan sistem, odgovori na ta pitanja često zavise od toga ko se poslednji seća da je video dokument ili ko ima vremena da proverava status po različitim kanalima komunikacije.

Zato su u ovoj firmi odlučili da sledeći korak ne bude još jedna improvizacija, već uvođenje DMS rešenja.

Tada proces konačno počinje da funkcioniše onako kako bi intuitivno i trebalo.

Faktura i dalje stiže kroz SEF, ali od trenutka prijema više ne ostaje samo pasivno zabeležena u sistemu. DMS automatski preuzima dokument i pokreće unapred definisan tok obrade.

Finansije evidentiraju dokument, nabavka potvrđuje prijem robe ili izvršenje usluge, direktor dobija notifikaciju kada je dokument spreman za odobrenje, a svi uključeni u procesu u svakom trenutku mogu da vide tačan status.

Ako direktor nije u kancelariji, dokument ga ne čeka na mejlu koji će otvoriti kad stigne, čeka ga u sistemu.

Ako finansije proveravaju status, ne moraju nikoga da pitaju gde je faktura i ko je sledeći na redu.

Kada se proces završi, dokument se automatski označava kao spreman za plaćanje i ostaje sačuvan u digitalnoj arhivi.

Razlika možda na prvi pogled deluje tehnička, ali zapravo nije.

SEF rešava pitanje prijema dokumenta.

DMS rešava pitanje upravljanja dokumentom kroz ceo njegov životni ciklus.

A to je razlika između toga da imate digitalni ulaz i toga da zaista imate kontrolu nad procesom.