Koliko dokumenata prati jednog zaposlenog?

Kada se govori o HR sektoru, najčešće se pominju zapošljavanje, razvoj zaposlenih, edukacije, zadovoljstvo timova i izgradnja organizacione kulture. To su aktivnosti koje većina ljudi povezuje sa ljudskim resursima i koje imaju direktan uticaj na razvoj kompanije.
Međutim, postoji i druga strana HR posla o kojoj se mnogo ređe govori.
Svaki zaposleni tokom svog radnog odnosa generiše značajnu količinu dokumentacije. Ugovori o radu, aneksi, prijave i odjave, rešenja o godišnjim odmorima, potvrde, saglasnosti, sertifikati sa obuka, pravilnici i brojni drugi dokumenti prate zaposlenog od prvog do poslednjeg dana rada u kompaniji.

Kada se posmatra jedan zaposleni, količina dokumentacije možda ne deluje velika. Međutim, kada kompanija ima desetine ili stotine zaposlenih, broj dokumenata koje HR sektor svakodnevno obrađuje postaje značajan deo ukupnog posla.

Problem najčešće ne nastaje zato što dokumenti ne postoje. Problem nastaje zato što se nalaze na različitim mestima. Deo dokumentacije je u folderima, deo u mejlovima, deo u fizičkoj arhivi, a deo kod različitih članova tima koji su tokom godina učestvovali u procesu.
U takvom okruženju HR tim počinje da troši vreme na aktivnosti koje ne stvaraju dodatnu vrednost. Umesto rada sa zaposlenima, značajan deo dana odlazi na pronalaženje dokumenata, proveravanje da li je određena verzija poslednja, utvrđivanje da li je nešto potpisano ili traženje informacija koje već postoje negde u organizaciji.
Takvi zadaci pojedinačno ne izgledaju kao veliki problem. Međutim, kada se ponavljaju svakog dana kroz različite procese, administracija postepeno počinje da preuzima vreme koje bi HR tim mogao da posveti ljudima.
Zbog toga digitalizacija HR dokumentacije nije samo pitanje urednije arhive. Ona predstavlja način da se administrativni procesi organizuju tako da informacije budu dostupne onda kada su potrebne, bez dodatnog traženja i proveravanja.

Kroz DocDot, dokumentacija zaposlenih može biti organizovana na jednom mestu, uz jasno definisana prava pristupa, istoriju izmena i pregled celog životnog ciklusa dokumenta. To znači da HR tim u svakom trenutku može da pronađe potrebne informacije bez pretraživanja više sistema, foldera ili arhiva.

Najveća korist takvog pristupa nije u samim dokumentima. Ona se vidi u vremenu koje HR sektor dobija nazad.
Kada administracija postane jednostavnija, HR tim može više pažnje da posveti razvoju zaposlenih, unapređenju procesa, zapošljavanju i aktivnostima koje direktno utiču na uspeh organizacije.
Jer uloga HR-a nije da traži dokumente i slaže fascikle, već da se posveti ljudima i procesima.