images 5

Tradicija i Inovacija u Upravljanju Dokumentacijom

Neoplanta, lider u industriji mesnih prerađevina sa tradicijom dugom više od pola veka, suočila se sa potrebom za modernizacijom upravljanja dokumentacijom. Naš zadatak bio je da implementiramo rešenje za upravljanje dokumentima (DMS) koje će unaprediti organizaciju i omogućiti sigurnu, brzu i efikasnu distribuciju dokumenata u njihovim poslovnim procesima.

Tradicija i Inovacija u  Upravljanju  Dokumentacijom

Neoplanta je sinonim za kvalitet i tradiciju u proizvodnji mesnih prerađevina u Srbiji. Sa više od 500 zaposlenih i vizijom kreiranja proizvoda za one koji umeju da proznaju kvalitet, kompanija je nastavila tradiciju prerade mesa koja na teritoriji Vojvodine datira još iz 19. veka, da bi danas izrasla u lidera svoje industrije. Neoplanta je prepoznala potrebu za modernim rešenjem za upravljanje dokumentacijom kako bi unapredila efikasnost poslovnih procesa i bolje odgovorila na potrebe tržišta.

Izazovi
1
Implementacija DMS-a koji bi se integrisao sa postojećim ERP-om i SEF-om, kako bi
celokupna dokumentacija, uključujući finansijske dokumente, dopise i ugovore, bila
povezana u jedan sistem.
2
Usled kompleksnih procesa koji zahtevaju raspodelu troškova po različitim organizacionim
jedinicama i određene tokove odobravanja, klijent je želeo automatizaciju tokova kako bi
smanjio vreme trajanja procesa, poboljšao produktivnost i osigurao transparentnost.
3
Efikasnije pretraživanje dokumentacije, kao i evidencija prijema robe kroz prijemnice.
Doukmenti povezani sa prijemom treba da budu dostupni u jedinstvenom sistemu zbog bolje
kontrole i pregleda procesa.
Rešenje
Naš tim je implementirao DMS rešenje koje je omogućilo centralizovano upravljanje svim dokumentima. Rešenje je uključivalo dve delovodne knjige – knjiga računa i knjiga dopisa i ugovora,
sa automatskim brojačem koji omogućava automatizaciju numeracije dokumenata i njihovo
precizno praćenje.

Urađena je integracija DMS-a sa SEF-om za ulazne fakture, gde se podaci automatski prenose u sistem u XML formatu. Ova integracija osigurava efikasno i precizno vođenje evidencije dokumenata, smanjujući rizik od grešaka.

Postavljen je automatski tok odobravanja dokumenata po različitim tipovima i organizacionim jedinicama, sa prepoznavanjem podataka sa dokumenata putem OCR tehnologije, čime se smanjuje ljudska greška i standardizuje unos podataka.

DMS sistem omogućava lako pronalaženje dokumenata putem metapodataka (npr. broj ugovora, datum, vrsta dokumenta, naziv ugovorne strane). Takođe, omogućeno je povezivanje svih pratećih dokumenata vezanih za ugovor, čime je pretraga postala brza i efikasna.

Otvoreni su opšti metapodaci za dokumente prijema (broj prijemnice, broj otpremnice, datum prijema itd.), što omogućava sveobuhvatnu evidenciju i pregled nad prijemom robe i povezanim dokumentima u sistemu.
60 %
Smanjenje vremena potrebnog za pretragu i pronalaženje dokumenata
25 %
Smanjuje se vreme utrošeno na administrativne poslove
40 %
Povećava se broj obrađenih dokumenata po zaposlenom

Rekli su o nama...

Uzimajući u obzir potrebe kompanije, pažljivo smo razmatrali opcije kada je implementacija i održavanje DMS rešenja u pitanju. Kao najbolji izbor, što je višegodišnja saradnja i potvrdila, pokazao se Oblak. Sve što nam je kao klijentu pruženo je u skladu sa potrebama našeg poslovanja, a samo održavanje je redovno, što nam je vrlo bitno. Sigurni smo da smo važan element biznisa poverili proverenom partneru. Zahvaljujući njemu, imamo efikasan sistem za upravljanje dokumentacijom, bolju organizaciju, a dokumentima pristupamo i delimo ih bezbedno, brzo i jednostavno.

Danijela Tuco
Menadžer Finansija
Neoplanta

Koristimo kolačiće da bismo poboljšali vaše iskustvo. Nastavljajući posetu ove stranice prihvatate našu upotrebu kolačića. Opšti uslovi